En las empresas es comúnmente conocido el uso de distintos softwares para la gestión de proyectos. Dichos softwares son muy importantes ya que permiten controlar las diferentes tareas que los miembros de los equipos tienen que realizar cada día. Ya sea una empresa grande o pequeña, startup o empresa ya consolidada en el sector, todas pueden hacer uso de estas plataformas que pueden tener las claves del éxito del negocio.
Asana es uno de los softwares más conocidos entre las empresas, puede ser debido a su facilidad a la hora de usarlo o por sus funcionalidades, aunque hoy os vamos a presentar alternativas a Asana que pueden rebatirle el puesto de software «mas conocido».
Primero, vamos a comentar algunas de las desventajas que presenta esta plataforma en comparación con otras:
- No es open source. Esto significa que su código fuente no esta abierto al público y solo los creadores y desarrolladores de Asana saben lo que hay en su interior.
- La interfaz de usuario muy cargada, es decir, en la plataforma de trabajo aparecen muchas funcionalidades que pueden agobiar y hacer que el usuario se pierda al principio.
- Mejor para proyectos complejos. Muchas de sus funciones están pensadas para empresas que participen en numerosos proyectos o proyectos complicados. Así, si tu proyecto es simple no vas a darles uso a múltiples funciones.
- No existe una herramienta para el seguimiento del tiempo. Dicho seguimiento es primordial a la hora de realizar proyectos en grupo ya que te permite ver en tiempo real como va tomando forma el trabajo, en Asana solo está disponible a través de una aplicación de terceros.
- Su versión gratuita es muy limitada. Casi todas sus funciones «más importantes» son de pago.
Una vez conocidas las desventajas que Asana tiene, procedemos a explicarte otras plataformas más completas que además, tienen versión gratuita.
Alternativas a Asana open source
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ONLYOFFICE Workspace
Se trata de una oficina online que contiene editores para hojas de calculo, presentaciones o documentos de texto permitiendo el control de todos los proyectos empresariales. Además de sus servicios para la gestión de proyectos, también tiene opción para la gestión de documentos y la creación de relaciones con los clientes mediante un sistema CRM, así como realizar un seguimiento de los eventos, chatear en tiempo real o crear una red social corporativa con foros o blogs.
Todas estas funciones pueden ampliarse con terceros pero sus funciones son bastante completas. Además, puede usarse únicamente desde la nube o instalarse en el propio dispositivo informático. También ofrece una versión para el móvil y es 100% gratuita excluyendo la edición de algún documento.
Respecto a la gestión de proyectos, puedes crear proyectos tanto individuales como de grupo. Si se trabaja en un proyecto grupal, incluye la opción de diseñar distintas plantillas para optimizar el tiempo. Además, incluye la supervisión y el seguimiento del tiempo, e informas y diagramas como el de Gantt.
Por último, si algún proyecto es privado, puedes guardar esa confidencialidad permitiendo el acceso exclusivo a los miembros deseados para ese proyecto.
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Taiga
Este software es perfecto para aquellas empresas startup o desarrolladores que sean afines a la metodología Agile, porque permite dividir el trabajo en varias partes para una mayor optimización del tiempo.
Tiene incorporado un módulo llamado Kanban con el que los usuarios gestionan sus proyectos utilizando subtareas o estados. Para organizar las tareas por categorías utilizan los llamados Kanban Swimlanes. Gracias a su opción de filtrado pueden encontrar rápidamente los elementos deseados y ajustar los niveles de zoom sin afectar al resto del grupo.
El módulo Scrum de Taiga está diseñado para proyectos complejos de no más de un mes, pudiéndose cambiar entre el módulo Kanban y el Scrum.
Para acabar, sus características más relevantes son la personalización y visualización de tareas así como su opción de búsqueda y filtrado. La versión gratuita en la nube cuenta con algunas limitaciones como 1 proyecto privado gratuito que solo puede contar con 3 miembros y 300 MB de almacenamiento. Por otro lado, su versión auto-alojada también es gratuita pero tiene que ser el cliente quien se instale y gestione el software.
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Wekan
Esta aplicación también está basada en el método Kanban y es gratuita tanto si la necesitas para uso comercial como para el personal. Dicho software puede ser usado y modificado por cualquiera según sus necesidades y es auto-alojada por lo que puede instalarse en el ordenador particular.
La interfaz es bastante intuitiva y está disponible en varios idiomas. Los administradores y miembros tienen el control de la aplicación pudiendo crear tableros tanto públicos como privados. Facilita el seguimiento de las tareas y pueden agruparse etiquetas por colores.
Es una alternativa a Asana ya que ofrece casi las mismas características y permite aumentar la productividad de los miembros del equipo .
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OpenProject
Se posiciona como un software de gestión de proyectos complejos en grandes equipos y como una alternativa a Asana.
Sus principales características son la planificación de recursos, la gestión de proyectos y la elaboración de informes.
OpenProject da la oportunidad de controlar desde el inicio del proyecto hasta el cierre, pasando por la planificación, ejecución y supervisión. También es posible trabajar en entornos multiproyecto.
Otras características son la asignación de responsabilidades, así como controlar todas las actividades y tareas, o los errores y riesgos. También seguir las fechas de vencimiento y la posibilidad de ver el historial de cambios.
Por último, es compatible con Agile y con Scrum y permite ver todos los recursos invertidos con lo que es fácil controlar los diferentes presupuestos de los proyectos o los costes.
Alternativas a Asana basadas en la nube
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Wrike
Esta herramienta de software te da la oportunidad de controlar tus proyectos en cualquier momento y en cualquier lugar en el que te encuentres. Gracias a que está alojada en la nube, tienes acceso a ella desde cualquier dispositivo y a todo tipo de información y datos que desees. Es la mejor opción para grupos de trabajo que por diferentes motivos tengan que trabajar a distancia o equipos que necesiten mucha visibilidad.
Destacan entre sus opciones la planificación, la presentación de informes, la asignación de tareas, la evaluación del progreso y la ejecución del proyecto y puede usarse en combinación con las herramientas Agile y Scrum mencionadas anteriormente.
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Trello
Es una aplicación muy conocida y popular de gestión de proyectos pero no solo es conocida por eso, también para tareas cotidianas como la planificación de las tareas del hogar, una escapada con tus amigos o una tarde de estudio. Su orientación está básicamente dirigida a la coordinación entre los diferentes miembro de un grupo.
Utiliza el sistema Kanban para la gestión de las distintas tareas, permitiendo crear límites de tiempo o un informe dónde cada cual sabe que tarea debe realizar junto a su fecha límite de entrega.
Muy importante para las campañas de marketing es la utilización de distintos tableros (lugar dónde organizar las tareas y trabajo) y tarjetas que pueden ir actualizándose y clasificándose en función de distintas categorías con fechas clave, conversaciones o archivos adjuntos.
Su versión gratuita viene con la mayoría de estas características y un almacenamiento ilimitado en la nube.
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Monday.com
Monday.com es otra plataforma almacenada en la nube dónde los grupos de trabajo pueden crear, planificar y modificar los diferentes proyectos. Permite diseñar importante tableros de control con los que supervisar todos los movimientos relacionados con la tarea. Puedes definir diferentes colores para cada columna de estado o establecer una foto a cada miembro del equipo con su tarea correspondiente.
Gracias a sus herramientas de automatización, se puede programar muchas actividades automáticas, así si una tarea está llegando a su fecha de entrega, se enviará automáticamente un mensaje a la persona encargada de esa tarea.
Sus múltiples opciones la convierten en una aplicación bastante buena pero no es apta para equipo grandes ya que su diseño permite un máximo de 2 usuarios.
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ProofHub
Una de las opciones mejor valoradas para sustituir a Asana es ProofHub. Dicha plataforma ofrece toda aquellas desventajas mencionadas anteriormente que Asana no ofrecía. Entre ellas, es muy útil para equipos grande con proyectos complejos pero también para proyectos pequeños. También ofrece un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas para los usuarios y un sistema de gestión de activos específicos.
Se trata de una herramienta de informes en línea a diferencia de Asana y su versión para el móvil está disponible para iOS y Android, facilitando su acceso a todos los clientes del software.
Respecto al precio, es mucho más barato que Asana y muy asequible para empresas pequeñas proporcionando precios fijos. Además, ofrece una prueba gratuita de 14 días.