El CRM (Customer Relationship Management) es el software que incluye todo tipo de información relacionada con el cliente y su historial en nuestra empresa.
Esta herramienta ayuda a las empresas a gestionar sus relaciones con los clientes y la manera de interactuar con ellos.
En el pasado, las empresas al no existir dicho software utilizaban distintos sistemas como las famosas hojas de cálculo Excel, con las que podían crear sus propias bases de clientes o apuntar citas importantes. La desventaja de este método era la gran cantidad de tiempo que se perdía, así como la mala organización que podía conllevar.
Funciones del CRM
La función principal de esta herramienta es ayudar a organizar toda la información de los clientes y las diferentes actividades que se realizan con ellos. También proporciona estadísticas para la futura evaluación de los proyectos.
Otras de sus funciones son:
- Oportunidad de disponer de datos relevantes de tu negocio en tiempo real
- La posibilidad de realizar campañas de marketing concretas
- Agilizar y mejorar la relación de atención al cliente
- Agrupar la distinta información
- Organizar e investigar sobre información relevante que permita identificar nuevos prospectos
Recomendaciones para elegir un CRM adecuado
- Definir bien los objetivos
Es muy importante tener en cuenta los objetivos de todos los departamentos que forman la empresa que se están llevando a cabo o se quieren realizar en un futuro, para poder elegir el CRM que mejor se adapte a cada uno de ellos.
Conocer las características mas importantes de la empresa así como definir una estrategia acorde con ellas será un punto a favor para el crecimiento del negocio.
Para definir bien los objetivos, puedes basarte en el método SMART.
– Específicos (specific)
– Medibles (measurable)
– Alcanzables (attainable)
– Relevantes (relevant)
– A tiempo (timely)
- Ajustar el presupuesto
A la hora de elegir un determinado CRM, es muy importante tener en cuenta el presupuesto, las características que ofrece así como sus funcionalidades.
Para elaborar un presupuesto hay que tener en cuenta varias cosas:
- El dinero necesario
- Las posibles consecuencias de la planificación de actividades pudiendo diseñar planes de actuación
- El momento específico en el que se necesitará el dinero
- Se trata de una base de la contabilidad y la transparencia financiera
Como conclusión, para elaborar un presupuesto es necesario pasar por tres etapas: la planeación, la coordinación y el control. El objetivo siempre tiene que ser la optimización y alcanzar los mejores resultados.
- Analizar los equipos tecnológicos en uso de tu empresa
El análisis previo a la elección del CRM es fundamental para no incurrir después en errores y altos costes.
Saber con que equipos tecnológicos cuenta la empresa y su modo de funcionar ayudarán para la instalación futura o el mantenimiento.
- Hacer partícipes del CRM a todos los trabajadores de la empresa
Todos los trabajadores de la empresa en un momento dado es posible que necesiten del uso y ayuda del CRM para solventar algún problema con los clientes.
Por ello, para generar confianza en él, sería fundamental formarlos sobre las funcionalidades y beneficios del mismo e invertir tiempo y dinero en ellos.
- Escoger un software que sea escalable
Dependiendo del tamaño de la empresa, se podrá elegir un CRM u otro.
Además, es importante tener visión de futuro y ser conscientes del ritmo de crecimiento de la empresa así como tener la seguridad de que pueda resolver problemas y necesidades más adelante.
¿Software escalable?
Se refiere a la capacidad del software para manejar una importante cifra de datos y trabajo, y ser capaz de satisfacer en todo momento las necesidades del negocio.
Existen ciertas cosas que puedes tener en cuenta para comprobar su escalabilidad:
– Módulos
– Usuarios
– Reportes
– Movilidad
- Medir y calificar los resultados obtenidos
Por último, pero no menos importante, es una de las cosas más importantes a realizar, el medir y calificar los resultados.
Sin este estudio, no sabrás si tu empresa está bien enfocada y si está en el camino correcto. Una revisión a tiempo puede ayudar mucho en futuros beneficios.
En dicha evaluación, debes comprobar:
- El uso correcto que los usuarios dan al software.
Si ves algún tipo de incidencia o detectas algún problema relacionado con su uso, es importante ver el origen y solucionarlo con la máxima rapidez posible.
2. Los resultados de cada área donde está siendo utilizado el CRM.
Con el fin de identificar que área obtiene mayor rendimiento y productividad, es muy valioso hacer un análisis de todas ellas.
3. Los resultados globales del negocio
Los resultados globales del negocio son muy convenientes para comprobar los resultados totales de la empresa.
Conclusión
Para empezar a buscar un CRM necesitas conocer a fondo todas las partes de tu empresa, sus fortalezas y sus debilidades. Solo así encontrarás el mejor software con el que ayudar a tu empresa en ese sustancial crecimiento.